Contexte

La Clinique RESO (ci-nommé après « Clinique » a mis en place une Politique de Protection des Renseignements Personnels et de Confidentialité, conformément à la Loi 25 du Québec. Cette politique explique comment la clinique recueille, utilise, conserve, divulgue, détruit et protège les renseignements personnels des « Utilisateurs » du Site Web et des « Clients » à l’interne.

En outre, tous les professionnels de l’équipe sont tenus de protéger la vie privée de leurs clients et de respecter les règles prescrites par leur Ordre professionnel ou Association.

 

Cette Politique s’applique à la Clinique RESO, incluant le Site Web, les dirigeants, les employés, les travailleurs autonomes, les consultants) et concerne tous les types de renseignements personnels gérés par la clinique.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Dans cette Politique, le terme « Utilisateur(s) » représentent les personnes qui consultent ou utilisent le Site Web. Le terme « Client(s) » représente les personnes qui sont des clients à l’interne qui utilisent les services de la Clinique (personnes sur une liste d’attente ou en cours de traitement, d’évaluation, de suivis).

 

Pour tous les détails concernant l’utilisation du Site Web, se référer à la section Termes et Conditions

Consentement

La Clinique RESO s’engage à respecter la confidentialité des renseignements personnels qu’elle collecte par l’entremise de son Site Web « cliniquereso.ca » (ex. témoins/cookies, formulaire de demande en ligne) et par les autres modes de communication avec l’Utilisateur ou le Client (ex. courriels, formulaires, documents remis par le client au secrétariat, échanges téléphoniques ou verbaux).

En utilisant les services et/ou le Site Web de la Clinique, l’Utilisateur et le Client doit consentir à la collecte et à l'utilisation de ses renseignements personnels conformément aux politiques énoncées dans ce document.

En cas de non-acceptation des politiques stipulées dans cette Politique, l’Utilisateur et le Client se doit de renoncer à l’accès des services proposés par le Site Web et par la clinique.

Lors de la consultation par un professionnel, le consentement du client est obtenu à travers le formulaire de consentement à la première séance.

Prendre note que les services de la clinique concernent souvent les personnes mineures, et que nous nous devons d’obtenir un consentement explicite des parents, du tiers payeur et/ou du tuteur si applicable avant de recueillir ou transmettre des renseignements personnels.

 

Utilisation/divulgation des Renseignements Personnels

• La Clinique ne divulgue pas les renseignements personnels de l’Utilisateur ou du Client à des tiers

  • sauf dans le cas d’un tiers payeur afin d’assurer le paiement des services ou la continuité des soins, lorsque cela est nécessaire et avec le consentement du client

  • sauf si la loi l’exige ou l’autorise. Voir l’onglet suivant.

• Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés pour d’autres raisons que pour lesquelles ils ont été recueillis (ex. répondre à la demande de services, répondre aux questions, orienter le « Client » vers le bon professionnel, etc.).

• Les renseignements personnels collectés sont conservés en toute sécurité (incluant les informations provenant de documents format papier et électronique).

• Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Une entente de confidentialité et non-divulgation est signée avec les employés.

 

Exceptions à la règle et Limites de la confidentialité

Dans certains cas prévus par la Loi, la Clinique peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de l’Utilisateur ou du Client, par exemple:

• lorsque nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;

• lorsque nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité du Client ou de son enfant.

 

Un psychologue ou un psychothérapeute a l’obligation légale de :

• Prévenir une victime potentielle qu’un client a l’intention de lui causer un préjudice.

• Prévenir les autorités et les professionnels de la santé compétents lorsqu’il a un motif raisonnable de croire qu’un danger imminent de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiables (ex. suicide, homicide).

• Communiquer le dossier d’un client lorsqu’il est exigé par un tribunal.

• Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal.

• Répondre à toutes les questions de l’Ordre des Psychologues du Québec si le comportement éthique d’un psychologue fait l’objet d’une enquête.

• Signaler aux autorités compétentes tout cas d’abus ou d’exploitation d’un enfant, d’une personne âgée ou d’une personne handicapée.

• Signaler un cas d’abus ou d’exploitation d’un client ou d’un patient par un professionnel de la santé.

 

Il faut par contre mentionner que la Clinique, comme toute entreprise, n’est pas à l’abris d’un incident tel qu’un piratage informatique, malgré tous les efforts déployés pour la protection des renseignements personnels.

En cas de problème, la Clinique devra démontrer qu’elle a pris tous les moyens raisonnables, en fonction des outils technologiques existants et des pratiques de cybersécurité, pour protéger les données. La Clinique devra aussi prendre tous les moyens raisonnables pour informer les Clients qui pourraient avoir été touchés et de régulariser la situation.

 

Conservation et destruction des Renseignements Personnels

Chaque professionnel doit se conformer aux règles de leur Ordre Professionnel respectif concernant la tenue de dossier, la conservation et la destruction des dossiers des clients. Par exemple, l’Ordre des psychologues et psychothérapeutes du Québec exige que les dossiers soient conservés au minimum 5 ans après la dernière intervention au dossier.

La clinique ne conserve pas de renseignements personnels directement sur le Site Web ou dans une base de données reliée au Site Web. Les renseignements recueillis par le formulaire de demande de services ou par les autres moyens de communication ne sont conservés que pour la durée nécessaire à la réalisation de la demande de l’Utilisateur ou du Client (ex. orientation du client vers un professionnel, répondre à des questions). Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, la clinique s’assurera de les détruire de façon sécuritaire.

 

Responsabilités de la Clinique RESO

La clinique est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle obtient à travers son Site Web et par les autres moyens de communication.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique veille à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels.

Les équipements informatiques sont protégés par logiciels anti-virus et protégés par mots de passe.

Les mises à jour du Site Web sont effectuées par la responsable de la protection des renseignements personnels.

La clinique veille à imposer des contraintes aux droits d’utilisation des systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés et professionnels concernés peuvent y avoir accès.

La clinique s’engage à révoquer les accès par mot de passe de toute personne qui quitte l’organisation.

 

Droits de l'Utilisateur et du Client

L’Utilisateur a le droit d’accéder à ses renseignements personnels, de les corriger, de les supprimer, de limiter leur traitement et de retirer son consentement. L’Utilisateur peut également s’opposer au traitement de ses renseignements.

L’Utilisateur a le droit de connaitre la liste des renseignements personnels pouvant être recueillis, comment ils seront utilisés et à qui ils peuvent être partagés. Voir l’Annexe A pour tous les détails.

 

L’Utilisateur ou le Client a le droit de demander un accès approprié à ses renseignements personnels. Pour les demandes concernant les informations qui sont recueillies par la clinique (ex. formulaire de demande de services du Site Web, contacts téléphoniques avec le personnel du secrétariat), l’Utilisateur doit s’adresser à la personne responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique. Cependant, s’il s’agit d’informations spécifiques relevant d’une évaluation, d’un traitement ou d’un suivi, le client doit s’adresser directement au professionnel concerné qui doit se conformer aux règles de son Ordre professionnel ou Association.

 

Processus de traitement des plaintes

L’Utilisateur qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente Politique doit le faire par écrit en s’adressant à la responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.

L’Utilisateur devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa demande, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par la clinique.  La responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’elle juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle, dans les 30 jours suivant la réception de la plainte OU suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis pour pouvoir la traiter. La personne responsable doit par la suite formuler une réponse écrite par courriel, au plaignant.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels

Christine Després, neuropsychologue et copropriétaire

Clinique RESO

681 Boul. Curé-Labelle, suite 207

Blainville, Qc, J7C 2J5

cdespres@cliniquereso.ca

 

La Clinique se réserve le droit de modifier et de mettre à jour la présente Politique afin de transmette à l’Utilisateur du Site Web et à la clientèle les informations les plus actuelles concernant l’application de la loi 25.

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Dernière mise à jour : 27 mars 2024